动员之后，赵然将这些人分成了两个组，一个以伏四海为首，专司接待来客，这个组任务最重，分了十六个人；另一个以伏九方为首，专司张老道飞升的各项准备工作，这个组分了五个人。
伏四海的这个组又被分成三个小组，一个小组负责重新落实出席者的名单，一个小组负责落实具体的接待人员和住宿安排，最后一个小组负责飞升前一晚举办的“大真人飞升贺宴。
赵然对每一组都做了细致的要求，比如统计出席修士名单的小组，要按照名单重新发送请柬，请柬要求规定报到时间，即于六月最后一天的午时之前报到，并且注明“请于三日内回复是否出席，过时不回复视作不参加”的字样，同时要求对何时到达、是否住宿、何时离山都要进行跟踪查访，获得尽量精准的资料。
关于接待和安排住宿的小组，赵然让他们将名单分为两部分，一是要客名单，这是所有真人、天师境以上的要客，这部分大约有四十多位，实行“人盯人接待”；剩下的三百多人，则按照宗门接待，一人负责一个宗门或一方“代表”；同时要统计武当山各处宫殿有多少空余房舍，等出席名单确定后进行分派。
有人提出，说是需要动员参与接待的人手太多，怕是很多人没有兴趣，强行分派的话，就怕出差错。赵然想了想，道：“我们发一个通知给咱们武当山各脉，告诉他们有一个与高阶修士单独请教和陪同的机会，有意向者可以报名，看一看有多少人愿意参加。如果报名者不够，说不得就要请孙真人出面了。”
对“大真人飞升贺宴”的筹办组，赵然和他们一起研究了整个贺宴举办的流程细节，要求他们对菜单、酒水、酒席上的座次进行编排。
关于筹办大真人飞升的小组，赵然要求他们编出时间点，大真人何时出席贺宴、何时入楼历劫、何时敬香拜表、何时接诏飞升，都要明确到每一刻。
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